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想要拿下一筆外貿詢盤，中間需要經歷哪些狀況？一名專業的外貿員，有應該在這過程中做怎樣的努力和思考呢？
今天我們以外貿高手索菲的一個案例，來跟大家詳細分析一下，看看前輩是怎樣拿下近9萬美金的訂單的！
本文主旨：
1）展會后跟進未果，深入了解客戶需求
2）選擇刺激法寫郵件給客戶，遭閉門羹
3）呈交數據分析報告后邀請客戶電話會議
4）收到2000美金設計費后歷時3個多月更改
5）經過幾輪討價還價，89850美金單子終于確認
6）后記
展會后跟進未果，深入了解客戶需求
2014年在展會上拿到英國客戶Passy的名片，當時他只提及到他是做能量飲料的生產制造商，并沒有明確采購需求。挑了一些不干膠的樣板帶走，八月我寫了一封展會跟進郵件：
Hi Passy,
Sophie from PAE China. It was a pleasure to meet you last July at Propak in Shanghai.
As you may recall, we discussed about the energy drink bottle labels.
It would be ideal if you could furnish us with following details, so we can send you detailed offer accordingly:
1) Specifications of label, including dimension and thickness.
2) If any specific requirements on the material, please advise.
3) Artwork, any format is ok.
Looking forward to your feedback.
Sophie
小結：
以上郵件，我指出展會名稱，展會地點，還有討論話題，當然這些并不能夠讓客戶想起具體的細節。
因為一個展會，客戶基本走馬觀花逛，只在一些攤位上駐留的時間久一點。展會后肯定會收到很多供應商的展會跟進郵件，除非是他自己備注好的，并且有即時的采購需求，才很可能有后續進展。
不然這樣的跟進郵件，很可能就被華麗麗忽視，所以當客戶Passy沒有回復是意料之中的事。
開始深入進一步了解客戶的需求。
選擇刺激法寫郵件給客戶，遭閉門羹
通過搜索引擎，我查到他們品牌的包裝設計。看到的第一時間覺得很普通，繼續做功課，調查了英國及歐洲市場上的能量飲料。
發現包裝有兩種趨勢，一類是馬口鐵易拉罐，一類是玻璃瓶加不干膠，而Passy的產品屬于后者。
進一步結合工具，查出他們的主要競爭者。外觀設計上，我們覺得Passy目前的包裝設計已經落伍。不管在顏色上，還是特殊工藝上，對方的不干膠設計更加高大上。
“結合Google Trends以及SEMRush, 推斷在近一年里，從指數概況上，整體搜索指數上是遠不如他們的競爭者的，而從指數趨勢，競爭者的整體趨勢更為可觀。
于是在8.7號我大膽地寫了一封郵件給Passy.
Hi Passy,
Frankly speaking, your XXX （不便透露品牌）seems out of market as per our research. Packaging design can continue to influence a company's sales as it grows larger.
Please contact us if you have any requirements on the brandings. We supply not only materials, but design solutions.
Sophie
小結：
我選擇刺激法，已經做好客戶不回復的準備，并進一步提供圖表數據分析。
結果8.9號客戶居然回復我了：
Don't be my teacher. I know more than you. Thanks.
華麗麗吃了閉門羹。客戶顯然不領情，可是起碼人家回復了是不。照計劃，把報告發過去。他的回復，讓我覺得我不能草率了事。
呈交數據分析報告后邀請客戶電話會議
于是我又花了兩天時間，借用Google Insights和輿情洞察方面，去調查幾個牌子的話題量和相關查詢話題。匯總做成一份報告，8.12號發給Passy.
他在兩天后回復我：
I don't see what's the benefit of you.
小結：
真是傲嬌得不行的客戶，可是冷靜下來思考，卻發現自己的誤區。我一直在引導他去省視包裝設計上的不足，但是我確實是沒有展現我們應該提供的優勢。
對于這種客戶，一點也不適合開展拉鋸戰，稍微沒盯緊，可能人家就揚長而去。
在當天8.14號我發給他我們給其他客戶的品牌包裝方案，并寫道：
Thanks for your feedback. A great product needs a top packaging design to help it stand out.
Please take a look at these proposals of packaging design to witness the best work we've done.
If you can send us your label artwork, we can discuss further.
客戶還是沒回復。經過一番準備，我8.18號寫了一封郵件給他：
Hi Passy,
I would like to see if we could schedule 10 minutes tomorrow for a conference call to discuss:
1) Your label material
2) Your label size
3)Design improvement on the label
I'm sure you're busy and I want to respect your time, so I'll be brief. Which time will work for you?
Sophie
小結：
列出電話通話要點，并且表示我尊重他的時間，會長話短說。
出乎意料的是，客戶幾乎是秒回，他說4pm, Wednesday.
那天是星期一，他確認的時間是星期三下午四點。英國倫敦下午的四點是中國晚上的十二點。好吧，沒關系。
那個晚上，電話接通。
一個男聲說Hello?
我：Hi, this is Sophie from PAE China. Is Passy speaking there?
男聲回復Yes.
我緊接著：Thank you for your time. As mentioned in the email, can you please advise your current label material and size?
Passy: It is no point talking about current ones. How will you improve it?
我：這部分內容涉及到客戶信息，不便透露。我主要從設計上提出logo, 主圖案上，字體，還有slogan以及nutrition table成分表上的改進建議，從材質上建議做特殊工藝，logo燙金gold foil或者激凸加UV-emboss with UV finish. 圖案做UV.
What do you think?
Passy: If I send you the layout, how long you can speed up the process?
客戶問如果他發給我設計，設計過程多久？
我馬上緊接著說出重點：
I will send you a proforma invoice for the design fee.
We will only charge you 5000 dollars which will be refunded to you in full when you place the order with us for the labels.
In 7 working days, we will issue the first proposal with at least 2 plans for your options.
我表示我會在電話后發設計費的形式發票。5000美金設計費會在他下標簽單子后全數返回。7個工作日內我會提供第一個方案，至少2套設計供他選擇。
Passy: It sounds reasonable. I will send 2000 dollars in advance.
言行不一致，只愿意安排2000美金。
我說：That's fine. I will update meeting notes immediately. Thank you.
結束通話，馬上做了形式發票，注明細節，發給他。
收到2000美金設計費后歷時3個多月更改
8.25號收到2000美金的設計費。而在這之前我們已經開始著手搜集素材，和整理方案了。在8.28號我們就發過去第一套方案。
此后的三個多月，真是客戶虐我千百遍，我待客戶如初戀。客戶只字未提訂單，我們也只好沉住氣。
從大的方面改改改，改到小細節，比如加描邊，逗號改成句號，字體再大一點，不不不，還是小一點，算了，還是原樣吧。零零總總，改了近百次。
客戶可以在我們快下班的時候發來信息：Sophie, please call me before you close. 其實我已經下班了好伐，還是在晚上繼續跟進。
這是我第一次遇到對設計如此苛刻的客戶，他早干嘛去了。他能容忍之前的設計，現在卻搖身變成處女座。（處女座的人躺著也中槍）
眼看到年底12月了，設計差不多定稿，我開始問他定量，并且要抓緊時間安排產前樣，年前起碼下不了單子，至少先打樣，把工藝和材質敲定了吧。
可是又是陷入沉寂，客戶一直沒回復我。發圣誕節快樂，也沒回復。
在我發給他新年祝福的時候，他倒是回了我一句：
不管怎樣，等他們過完新年再說吧。
經過幾輪討價還價，89850美金單子終于確認
1月10號我發了報價給他。總共3款，按照每款50萬張和100萬張的定量報。
依舊沒動靜，1月底又遇上我們的春節，在春節前發出去，并告知客戶我們的放假時間。
整個假期客戶沒有吭聲一句。而年后，我寫了一封跟進郵件：
Hi Passy,
Warm greetings from China.
I am attaching again herewith the offer for your review. Can you please advise?
Can you please send the signed copy for the attached designs? We need to move forward the sampling as soon as possible as factory will be extremely busy after CNY holiday.
Sophie
客戶回復：
We need to discuss the pricing because with the Pound depreciating by 5% it is not going to be easy sailing at all in UK for the foreseeable future.
Also I've noticed that the Barcoding on all the labels are far too small and need to be increased to a more normal size. I hope that they have used a barcode generating software for the barcodes to correspond with the numbers allocated.
嗯，這次他明確了訂量。三款，總共125萬張。同時提及到英鎊大幅度貶值，以此表達價格一定要合情合理，不然不可行。
然后又一次提到更改，這次更改條形碼區域大小。好，改！
梳理下價格：
之前50萬張，價格依次為：$0.07, $0.08, $0.084
100萬張，價格依次為：$0.061,$0.071, $0.075
訂量下調，價格經過再次核算后，25萬張和20萬張維持和原報價50萬張的價格一致，分別是$0.07和$0.08；80萬張相對于之前50萬張的報價稍微減低一些些，按照$0.075報。
即：250K -USD0.07
800K -USD0.075
200K -USD0.08
回復客戶郵件：
Hi Passy,
Please see attached the updated offers for the labels.
Regarding bar code, we have used the Alpha Numeric Type 1278. You can see the link below for more details about bar code types. The generator we used is part of the Corel Draw software.
Regarding sizing:
Original barcode size for XX is 22mm*8mm and now the revised size is 31mm*13.4mm
Original barcode size for XX and XX is 28mm*10mm and now the revised size is 36.5*14mm
We will apply this on the label and send you for reference.
Regards,
Sophie
當天Passy回復：
Sophie,
This pricing doesn't make sense even when compared to the initial quote ( see attached).
I think the MOQ’s are extremely high for this quality of labels – they are not after all PVC labels for water.
Please call to discuss so that we can find some middle ground and we would not want to alter the quality.
Regards
Passy
客戶郵件明確表示
1）對比起最初的報價，價格不可行。附上原先的報價單，言下之意，很可能想以這個定量，靠攏一百萬張的單價。
2）并且客戶懂行，他知道不干膠不是PVC材料，不需要那么大的訂量才能做。所以數量并不能在很大程度上影響到價格。
3）不想妥協質量，也就是要我們進一步讓利。
報價含20個點，如果算上耗時幾個月的設計成本和溝通成本，這利潤一點也不可觀。
考慮到他是潛在的大客戶，畢竟這樣的定量估計也只是一個季度的預算而已，所以可以小小讓步。
但是不能馬上給他牽著鼻子走，于是我沒按照他提及的電話溝通，而是直接回復郵件：
Hi Passy,
We also do not want to compromise on the current quality. I will check with my team and further revert.
Sophie
開始想辦法和他解釋價格為何得這樣，結果他說Your reply is good for an unknown client. 又一次快準狠地打擊我，說我的回復很適合小白客戶。
按照上述提及到的，考慮到長遠合作關系，嘗試下調一點點價格，但得從另外的出發點給客戶看到額外的價值，避免他一再還價。
價格經過核計后，更改為：
百萬張價格： 之前的報價 更改的：
250K -USD0.061 USD0.07 USD0.069
800K -USD0.071 USD0.075 USD0.071 與百萬張價格一致
200K -USD0.075 USD0.08 USD0.079
我回復郵件：
Hi Passy,
Greetings.
Please see attached the revised offer for your review.
1) The climate in London is rainy. And the workshop there should be moist. You are an expert in packaging and you will know that, if we don't pay attention to the packaging and also the technique of labels, it may be easy to get wrinkle easily when it exposures to the indoor air.
We guarantee the secure packaging and add drying agent in every individual packing bag.
2) We promise the labels 2 years quality guarantee in case you may only launch some initially.
Prices quoted are already on the lowest level. Please help advise so we can proceed with the sampling immediately.
Sophie
在郵件中我提及到三點
1）更改后的價格報的已經是最低價，無法再次讓價的了。
2）倫敦多雨，本來是濕潤氣候。我特意強調他是包裝材料方面的專家。他應該知道包裝和標簽處理工藝上的重要性。因為之前他做的標簽是過光油的，而這次是覆膜的。覆膜可以阻隔標簽吸收外界水分，當標簽接觸到室內濕氣時，減少褶皺產生的概率。
3）為了保持標簽干燥，我們還在每個包裝里加了干燥劑。
4）考慮到設計更改，包裝變動，不可能一下子全部推出上市，所以還強調標簽有2 年的保質期，減少他的顧慮。
這封郵件后，他回復了：
這個單子除去假期，歷時了大半年，總金額為89850美金。
后記
NO.1 前期借助工具和網絡資源對客戶展開背景調查和對產品進行市場分析是有必要的，不然你在客戶面前只能贊譽產品和所屬公司的優勢，客戶并不能知道這些能否給他帶來好處。
NO.2 當和客戶陷入僵局的時候，可以嘗試電話溝通。電話溝通有助于破冰，并且更深入了解客戶需求。
NO.3 凡是涉及到設計或圖紙的單子或項目，總是很磨人。一定要hold住，保持最大的配合度和耐心。
NO.4 前期一定不能白白投入，適當收取費用，并且保留好原稿，才能鎖住客戶。
NO.5 在價格上，一定要有所保留。幾乎所有的客戶都會討價還價，只是程度不同。
NO.6 討價還價階段，要試圖把客戶的注意力從價格引導到其他方面去，強調隱形的附加價值。
不做只是把產品賣出去的業務，要做為客戶分析需求，解決他問題或排除他痛點的專業顧問。希望此文對大家有所幫助。
文 / 分享來自 索菲外貿筆記
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